文档管理系统的5大优势

2021年12月31日整理发布：有远见的公司应考虑将其文档更新到云端或使用文档管理系统以电子方式更新。

那些使用 LogicalDOC 的人可以期待这些好处：

合作的可能性

一个好的文档管理系统带来了诸如更容易协作和共享等便利。随着文档被数字化，现在可以随时随地访问文件。用户现在可以共享文档或通过电子邮件发送，而不是通过邮件或快递发送。

更快的检索

想象一下，必须筛选成堆的文件才能获得单个文档或文件夹。至少可以说，这是非常耗时的。然而，在数字形式中，检索变得更加容易和快捷。

一旦文档进入管理软件，它就不太可能丢失，找到它只是运行关键字搜索的问题。

更好的安全性

保护文件是经营企业的一个重要方面。保护敏感数据是重中之重，一旦文档进入数字领域，软件和应用程序就可以带来这些。

DMS 在安全性方面开辟了一个充满可能性的世界，从加密到审计跟踪等等。自动警报和通知将说明检索文档的人员和时间，以及是否进行了更改。

节省空间

仍然保留纸质记录的公司将不得不为他们的文件租用商业空间或存储空间。对于文档管理系统，这成为一个无关紧要的因素。忘记储物箱、箱子和文件柜吧——有时只需要一台电脑、一台云服务器或一个外部存储设备来腾出办公空间。

跟上监管合规性

使用 DMS 的公司可以满足合规性要求并避免在州和联邦管辖范围内被吊销执照和罚款。通过 HIPAA 和 Sarbanes Oxley，越来越多的组织现在正在使用系统来降低不合规的可能性，并享受优化的文档存储和分类。

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